← Tilbake til avviksoversikt 📄 Last ned PDF

Brukerveiledning – Avviksbehandling

1. Oversikt over avviksflyten

Alle avvik følger en fast arbeidsflyt fra rapportering til stenging. Hver hendelse logges i tidslinjen, og alle involverte varsles via e-post.

2. Roller og tilganger

Ikke alle brukere kan utføre alle handlinger. Tabellen under viser hvem som kan gjøre hva:

Handling	Hvem kan utføre
Rapportere nytt avvik	Alle brukere med tilgang til avviksmodulen
Tildele ansvarlig	Admin, Management, Flygesjef, Compliance, Teknisk sjef
Legge til/fjerne tildelte personer	Admin, Management, Flygesjef, Compliance, Teknisk sjef
Gjennomgå avvik	Admin, Management, Flygesjef, Compliance, Teknisk sjef
Verifisere og stenge	Admin, Management, Flygesjef, Compliance, Teknisk sjef
Forlenge frist	Admin, Management, Flygesjef, Compliance, Teknisk sjef
Redigere avviksdata	Alle brukere med tilgang til avviksmodulen
Laste opp vedlegg	Alle brukere med tilgang til avviksmodulen
Se e-postkø	Kun Admin

3. Steg 1: Registrere et nytt avvik

Et avvik kan rapporteres av alle ansatte. Gå til Avvik > Rapporter nytt i sidemenyen, eller klikk + Nytt avvik-knappen i avviksoversikten.

Felter i registreringsskjema

Nr.

Avvikets unike nummer, f.eks. 26-001. Følg bedriftens nummereringsstandard.

Oppsummering (tittel)

Kort beskrivelse av hendelsen. Bør gi en tydelig indikasjon på hva avviket gjelder.

Beskrivelse

Detaljert beskrivelse av hendelsen: hva skjedde, hvor, når, og omstendigheter.

Kategori

Velg kategori fra nedtrekkslisten. Kategoriene er gruppert under Flyoperativt (f.eks. Birdstrike, Teknisk, Skade på flymaskin) og HMS (f.eks. Arbeidsmiljø, Personell).

Gradering

Alvorlighetsgrad fra Level 1 (alvorligst) til Level 4/N/A:

• Level 1 – Avvik mot krav som truer flysikkerhet
• Level 2 – Avvik mot krav som kan true flysikkerheten
• Level 3 – Samsvar med krav, med kommentarer om forbedring
• Level 4 – Samsvar med krav
• N/A – Til informasjon

Innsendt av

Velg hvem som rapporterer avviket fra brukerlisten.

Ansvarlig

Kan settes ved opprettelse eller senere via tildeling.

Referanse

Eventuell ekstern referanse (f.eks. luftfartsmyndighetens saksnr.).

Forslag til løsning

Rapportørens forslag til korrigerende tiltak.

Frist

Dato for når avviket skal være behandlet.

ECCAIRS-varsling

Marker om tilsynet (Luftfartstilsynet) må varsles gjennom ECCAIRS2.

4. Steg 2: Tildele ansvarlig

Etter at avviket er registrert, må det tildeles en hovedansvarlig – den personen som skal sørge for at avviket behandles og korrigerende tiltak iverksettes.

Slik tildeler du:

1. Åpne avviket fra oversikten (klikk på raden).
2. Klikk knappen ➔ Tildel ansvarlig nederst i detaljseksjonen.
3. Velg ansvarlig person fra nedtrekkslisten.
4. Sett frist for behandling.
5. Skriv eventuelt en foreslått løsning som veiledning.
6. Marker om tiltak er nødvendig.
7. Klikk Tildel.

5. Steg 3: Legge til ekstra personer

I tillegg til hovedansvarlig kan du legge til flere personer på avviket. Disse personene mottar e-postvarsler om alle hendelser på avviket.

Slik legger du til en person:

1. Åpne avviket fra oversikten.
2. Finn seksjonen Tildelte under «Ansvar» i detalj-kortet.
3. Velg person fra nedtrekkslisten «Velg person...».
4. Velg rolle:
   • Tildelt – Aktiv deltaker i behandlingen
   • Observatør – Følger saken uten aktivt ansvar
   • Medansvarlig – Deler ansvar med hovedansvarlig
5. Klikk + Legg til.

Tildelte personer vises som brikker under «Tildelte» med navn og rolle. Du kan fjerne en person ved å klikke × på brikken.

6. Steg 4: Behandle avviket

Når avviket er tildelt, har den ansvarlige ansvaret for å:

• Undersøke årsaken til avviket
• Iverksette korrigerende tiltak
• Dokumentere hva som er gjort (kan redigere avvikets «Forslag til løsning»-felt)
• Laste opp vedlegg med dokumentasjon ved behov

Avviket har status Behandles i denne fasen. Fristen vises i detaljvisningen, og systemet sender automatisk påminnelser (se Frister og påminnelser).

7. Steg 5: Gjennomgå

Når den ansvarlige har utført nødvendige tiltak, skal avviket gjennomgås av kvalitetspersonell.

Slik gjennomgår du:

1. Åpne avviket (det skal ha status Behandles og være tildelt).
2. Klikk 🔍 Gjennomgå-knappen.
3. Skriv en gjennomgangskommentar – vurder om tiltakene er tilstrekkelige.
4. Du kan oppdatere foreslått løsning om nødvendig.
5. Klikk Bekreft gjennomgang.

Avvikets status endres til Må sluttføres. Alle involverte (ansvarlig + tildelte) varsles per e-post.

8. Steg 6: Verifisere og stenge

Det siste steget er å verifisere at tiltakene er gjennomført og lukke avviket.

Slik verifiserer og stenger du:

1. Åpne avviket (det skal ha status Må sluttføres).
2. Klikk ✓ Verifiser og steng-knappen.
3. Skriv en verifikasjonskommentar – bekreft at tiltakene er tilstrekkelige.
4. Klikk Steng avviket.

Avviket settes til status Stengt, med stengingsdato. Alle involverte varsles. Stengte avvik kan fortsatt leses, men ikke redigeres.

9. Frister og påminnelser

Systemet sender automatiske påminnelser basert på fristen som er satt på avviket:

Tidspunkt	Handling	Mottakere
7 dager før frist	Påminnelse om at fristen nærmer seg	Ansvarlig + alle tildelte
Frist utløpt	Varsel om at fristen er overskredet	Ansvarlig + tildelte + Compliance + Management

Forlenge frist

Hvis fristen må forlenges:

1. Åpne avviket.
2. Klikk ⏰ Forleng frist-knappen (vises kun når avviket har en frist).
3. Velg ny dato og legg til en kommentar.
4. Klikk Forleng.

Fristforlengelsen logges i tidslinjen og alle involverte varsles. Påminnelsesflaggene nullstilles slik at nye varsler sendes for den nye fristen.

10. E-postvarsling

Systemet sender e-post automatisk ved viktige hendelser. Her er en oversikt over alle varsler:

Hendelse	Mottakere	Innhold
Avvik tildelt	Ansvarlig + alle tildelte	Avviksnr., tittel, frist, foreslått løsning, hvem som tildelte
Person lagt til	Den nye personen	Avviksnr., tittel, rolle, hvem som la til
Gjennomgang	Ansvarlig + alle tildelte (unntatt den som utførte)	Avviksnr., gjennomgangskommentar
Frist forlenget	Ansvarlig + alle tildelte (unntatt den som utførte)	Gammel og ny frist, kommentar
Verifisert og stengt	Ansvarlig + alle tildelte (unntatt den som utførte)	Avviksnr., verifikasjonskommentar
7-dagers påminnelse	Ansvarlig + alle tildelte	Avviksnr., gjenstående dager
Frist utløpt	Ansvarlig + tildelte + Compliance + Management	Avviksnr., antall dager over frist

11. Grunnårsaksanalyse (5 Whys)

I henhold til EASA-bestemmelsene ORO.GEN.150 (luftfartsoperatører) og CAMO.A.150 (vedlikeholdsorganisasjoner) skal organisasjonen identifisere grunnorsaker og medvirkende faktorer til alle avvik og hendelser, og iverksette korrigerende tiltak for å forhindre gjentakelse.

Systemet implementerer dette gjennom en integrert 5 Whys-analyse på hvert avvik:

Slik utfører du en grunnårsaksanalyse:

1. Åpne avviket fra oversikten.
2. Scroll ned til seksjonen Grunnårsaksanalyse (merket med referanse til ORO.GEN.150 / CAMO.A.150).
3. Fyll ut spørsmål og svar parvis:
   • Spørsmål 1: Hvorfor oppstod avviket? → Svar 1: Beskriv den umiddelbare årsaken.
   • Spørsmål 2: Hvorfor skjedde det som beskrives i svar 1? → Svar 2: Grav dypere.
   • Fortsett med spørsmål 3–5 til du når den underliggende grunnorsaken.
4. Oppsummer i feltet Konklusjon – Grunnårsak – dette er konklusjonen av analysen.
5. Klikk Lagre analyse.

Hvem har utført analysen?

Systemet registrerer automatisk hvem som opprettet grunnårsaksanalysen og når. Denne informasjonen vises øverst i analysen og logges i tidslinjen.

12. Filtre og søk

Avviksoversikten har flere filtreringsmuligheter:

• Gradering – Filtrer på alvorlighetsgrad (Level 1–4, N/A)
• Kategori – Filtrer på avvikskategori (Birdstrike, Teknisk, etc.)
• Kilde – Filtrer på opprinnelse: Helix (prod) eller Heli-admin (test)
• Vis stengte avvik – Veksle mellom å vise/skjule stengte avvik
• Søk – Fritekst-søk på nummer, tittel og beskrivelse
• Mine avvik – Via menyen «Avvik > Mine avvik» ser du kun avvik der du er ansvarlig

13. Vedlegg

Hvert avvik kan ha ett vedlegg (PDF, JPG eller PNG). Vedlegget vises direkte i avvikets detaljside.

Slik laster du opp vedlegg:

1. Åpne avviket.
2. Finn seksjonen Vedlegg nederst i detaljkortet.
3. Klikk Velg fil og velg en fil fra maskinen din.
4. Filen lastes opp automatisk.